Estas preguntas deberían de ser muy sencillas de contestar, pero existe una gran complejidad atrás de ellas que la respuesta está llena de variables como:
- Mis materiales son de buena calidad, SIEMPRE?
- Mi personal trabaja de la misma forma, SIEMPRE?
- Hay diferencia entre mi personal?
- Mantengo o tengo estandarizados mis parámetros de proceso?
- Tengo algún sistema que me permita identificar algún problema durante mi proceso: servicio/productivo?
- Mi proceso está estandarizado?
- Mi personal lleva a cabo la operación tal y como lo marca el procedimiento?
- Mi personal es confiable, está motivado, está comprometido?
- Mis equipos están en buenas condiciones?
Nuestro producto/servicio puede sufrir cambios si no tenemos bajo control todas estas variables. Lamentablemente muchos negocios no llevan a cabo este tipo de consideraciones y sus costos resultan ser muy altos para realizar el servicio/producto.Es aquí donde los sistemas de medición son de gran valor para identificar las variables que están fuera de los parámetros permitidos.
Cuando capacitamos sobre este tema, comúnmente realizo la siguiente pregunta:
¿Qué tan variables son nuestros procesos?
y la respuesta más común es:
No Mucho, muy poco, más o menos.
Estas son repuestas muestran que falta un control más preciso de nuestros procesos y que a veces por desconocimiento creemos que es lo normal o que así es nuestro proceso y no podemos hacer algo mejor.
Existe un parámetro conocido como el Cp y el Cpk que nos muestran que tan variable es nuestro proceso. Nos da una idea muy precisa si es muy variable y por consiguiente requiero de controlar ciertas variables o que realmente es un proceso muy bueno.
Manejar este tipo de métricas nos permitirán visualizar las necesidades y tener un plan de acción para mejorar nuestro proceso.
Este tipo de métricas van acompañadas de gráficas que nos permiten identificar de forma gráfica el comportamiento de mi proceso. Es estadística básica que podemos brindar como una herramienta clave a nuestro personal para que conozcan su proceso e identifiquen a través de un proceso de análisis de causa raíz los problemas que impactan al proceso.
Durante alguna de nuestras implementaciones sobre la medición de los tiempos de los procesos conocidos como "Cycle Time", tuvimos la oportunidad de lograr capacitar a diferentes operadores sobre esta herramienta y el cambio fue de 180º.
Los mismos operadores empezaron a generar su información a través de bitácoras (la generación de datos depende mucho de los recursos que la empresa este dispuesta a invertir), posteriormente ellos mismos descargaban a un sistema el cual les proveía de la información ya digerida.
Parte de esa información la iban registrando en una gráfica de series de tiempo, la cual les permitía identificar de forma inmediata los resultados de todas las órdenes del mes. Al capacitarlos sobre la interpretación, los mismos operadores iniciaron un proceso de análisis de causa raíz, realizaron reuniones de 15 min antes de la siguiente orden para identificar las fallas anteriores y poder hacer cambios en la siguiente orden.
De esta forma los datos hablan por si mismos y ellos empezaron a ver su proceso de otra forma, se adueñaron de su proceso. Ahora tenían elementos para demostrar y solicitar a sus supervisor ajustes inmediatos, adquisición de partes del equipo con problemas, e incluso empezaron a crear mejoras en el proceso.
Ahora en las juntas de resultados ante el comité directivo eran los mismos operadores quienes reportaban los resultados de las lineas.
Cuando alguien les preguntó ¿cual es la variabilidad de su proceso?, ellos contestaron:
mi Cp=0.86 y mi Cpk= 1.23
Para entender mucho mejor el Cp y el Cpk es mucho mejor hacerlo de forma personal para exponer gráficamente las relaciones entre ambos parámetros y el proceso. Sin embargo trataré de explicarlo de una forma muy breve y sencilla.
El Cp mide la capacidad de mi proceso respecto a la especificación de los clientes esto es, si la especificación me indica que debo de trabajar en 8 y mi proceso trabaja en 9 entonces mi proceso no es capaz. En este caso, obtener resultados del Cp menores a 1 siempre nos hablará de incapacidad, pero si son valores mayores a 1, entonces mi proceso será muy capaz y seguramente podrá trabajar en 5, 6, 7 u 8.
El Cpk nos indica que tan alejado está mi proceso del rango de las especificaciones del cliente. Quizás mi proceso sea de buen tamaño pero al no estar alineado eso hará que no cumpla con la especificación del cliente
Una medición adecuada podría ser un Cp= Cpk=1.30
donde tendríamos un proceso mas pequeño que la especificación y eso nos daría una pequeña holgura para que nuestro proceso si sale un poco de las especificaciones del mismo proceso no salgamos de las especificaciones del cliente.
Claro que existen muchos otros parámetros que son utilizados de a cuerdo a las necesidades y este es solamente uno de ellos.
Esto sin duda repercutió mucho en su motivación y desarrollo interno. Esta forma de trabajo nos llevó a implementar un sistema de reconocimientos que permitió generar un mayor compromiso a la empresa.
Hay empresas que generan datos, demasiados datos y que no siempre se utilizan. Simplemente es información que se utiliza para las auditorías y que solo hace que el proceso sea más y cada vez más burocrático. Recuerdo una empresa que desarrolló hasta 350 procedimientos, los cuales solicitaban recabar ciertos datos de diferentes partes del proceso y que no eran utilizados por nadie.
Si generamos algún tipo de dato, estemos seguros que serán utilizados de una forma que nos de una información que nos ayude a tomar una decisión. Y si aún no? entonces tenemos la oportunidad de lograr controlar todas las variables que mencionamos anteriormente. Podría monitorear mis materiales más importantes, tiempos de proceso, rechazos, parámetros de proceso y de calidad clave, desempeño de los trabajadores, etc...
Si ud. ya genera información aprovéchela y ponga en marcha un sistema de mejora continua y reduzca el tiempo de sus procesos para ser más productivos, genere ahorros sorprendentes en sus proceso que generen mayor valor al negocio y por supuesto a sus clientes.
Recuerde que si ud. no mide, no puede controlar y si no puede controlar, no puede mejorar.
En AV Consultores somos expertos en la implementación de este tipo de sistemas que sin duda con el uso de la tecnología de la actualidad se pueden lograr cosas muy interesantes para que pueda obtener reportes en tiempo real para que la toma de decisiones no sea muy tarde.
Añada valor a su empresa, genere compromiso de su personal y medios para lograrla. Inicie a crear diferencias ante su competencia que le generen una ventaja competitiva.
Ahora ya sabe que hay formas de mejorar sus procesos, la decisión es simplemente suya...
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