En ocasiones estamos tan llenos de muchas actividades que al tratar de cumplirlas el tiempo se nos va y parece que no hay forma de parar con ellas o de realizar actividades de análisis o mejoras. Y pasan los días, los meses y los años, y esta forma de trabajo ya no nos permite ver mas allá (ceguera de taller).¿Qué hacer en esos casos?, ¿Cómo dirigir nuestro tiempo y esfuerzo no solo de una persona sino de un departamento o incluso de la empresa completa hacia las actividades que nos generan más problemas?, ¿Cómo saber si algo que implementamos funciona y que tanto ha funcionado?, ¿Cómo genero la evidencia respectiva? y lo mas importante ¿Cómo lograr identificar esos problemas que surgen de la nada y que van creando actividades extra en todos los procesos?...
Una buena solución para todos estos males son los ¡ SISTEMAS DE MEDICIÓN !
Seguramente hemos escuchado la siguiente frase en alguna ocasión:
"LO QUE NO PUEDES MEDIR, NO PUEDES CONTROLAR Y LO QUE NO PUEDES CONTROLAR, NO PUEDES MEJORAR"
Los sistemas de medición son uno de los primeros frentes para lograr controlar y mejorar los procesos. Es a través de los sistemas de medición que nos damos cuenta que tan bien o que tan mal estamos y nos permiten determinar métricas cuantitativas para nuestros objetivos.
Para que un sistema de medición sea de utilidad y no represente otra actividad más a mi trabajo, requiere de tener las siguientes características:
1. De preferencia, mida todos los procesos, desde la entrada de los insumos hasta la entrega al cliente final.
Esta característica permitirá tener una misma forma de medir para todos los departamentos y permitirá ser evaluados de la misma forma, lo que sumamente importante y justo para todos. Para ello es necesario definir una métrica que sea común para todos y nos de un valor en los diferentes niveles. Personalmente recomiendo que una de esas métricas sea la medición de los tiempos de proceso (ya sea en procesos administrativos, de servicio o de manufactura), también conocidos como Cycle Times y la suma de todos ellos nos da el tiempo total del proceso también conocido como Lead Time (existen características especificas para su medición).2. Debe ser sencillo.
Generar los datos debe ser muy sencillo y deben de ser los menos datos posibles para evitar que se le dedique mucho tiempo. Será lógico que al inicio se le dedique un poco de tiempo pero eso ayudará a que la gente pueda identificar las mejoras al sistema y sobretodo que esté convencida del proceso de medición. Por lo general, en un inicio es muy práctico realizarlo a través de Excel (pero solo deberá ser provisional) y posteriormente desarrollarlo en alguna plataforma más profesional y de preferencia que esté en intranet. La gente esperará con ansía la versión final y sobretodo generará motivación.3. Debe de ser diseñado con la representación de todos los departamentos.
Por otra parte, la gente es la especialista de su propio proceso y son ellos los responsables de mejorarlo. Esta es una nueva visión que se debe generar ya que esa será la función del sistema de medición.
4. Debe de registrar tiempos reales.
Como parte del diseño, es importante especificar donde empieza y donde termina cada medición y los participantes deben de conocer estos puntos de medición. Por otro lado, los mismos participantes deberán de generar la información como primer paso y estar consientes de lo que implica un mal registro. Como segundo paso estos puntos de control son los que deberán ser tomados para el diseño final del sistema, lo que nos dará la seguridad de que tomarán los datos correctos. Otra opción es que el nuevo sistema tome los datos directamente de sistemas actuales que podrían ser los sistemas de ERP, los cuales llegan a generar fechas de inicio y fin de los procesos.5. Debe entregar reportes.
Un sistema sin reportes no es de mucha ayuda. Los sistemas deben de ayudarnos a eliminar las actividades repetitivas y entregar la información ya digerida para tomar decisiones a los niveles respectivos. Por lo que este punto es importante para que el sistema genera valor.Los reportes dependerán de lo que será de valor para cada empresa pero como estándar deberá mostrar de forma real, semanal, mensual y anual los resultados de cada una de las áreas así como del total de ellas. Otra excelente aplicación sería la de poder bajar datos para utilizar otros sistemas estadísticos como minitab para generar análisis para específicos.
6. Debe estar ligado a un sistema de reconocimiento general.
7. Debe ser hecho a la medida de la empresa.
Aunque suene muy complejo, realmente este tipo de sistemas es muy simple y genera mucho valor a la empresa. Cada empresa tiene sus propios procesos y formas muy específicas de trabajar. Es por ello que un sistema comercial nunca podrá acoplarse al 100% a las necesidades de la empresa. Siempre será más sencillo realizar cambios o mejoras a estos sistemas que a sistemas comerciales.¿Son necesarios los Sistemas de Medición en nuestra Empresa?, yo diría que son esenciales e imprescindibles para compañías con una visión de mejora, que quieran mejorar su servicio al cliente y reducir sus costos.
Por otro lado, los sistemas de medición nos darán un indicador cuantitativo de las mejoras realizadas a través de proyectos estratégicos o iniciativas puntuales en las áreas. Por ser un sistema automático, podremos obtener información en tiempo real.
Imaginemos por un momento que surge de pronto un problema específico en un proceso"x" y eso provoca que no se logre el objetivo. La gente tendrá la iniciativa de investigar que fue lo que pasó y seguramente implementar acciones correctivas que eviten que pase nuevamente. La gente se volverá especialista en el análisis de su proceso (quizás este sea un buen tema para otro artículo).
Lean Manufacturing es una metodología que se integra totalmente a los sistemas de medición y se ajusta a todas las características mencionadas anteriormente. Y a través de Lean, la gente aprenderá una mejor forma de trabajo orientado a la mejora de los procesos y con el sistema de medición veremos el impacto en cada área o en la empresa en general.
Como diríamos "como anillo al dedo"
Ahora con el desarrollo tecnológico es posible diseñar aplicaciones para celulares y/o tablets para el monitoreo o carga de datos para estos sistemas. de forma tal que los costos son mucho mas bajos. Hoy en día el tener un sistema de medición no solamente es posible en las grandes empresas sino también en las medianas e incluso pequeñas.
En AV Consultores somos especialistas en generar este tipo de sistemas, mediante workshops de diseño y através de nuestra división de PV Sistemas podemos construir tu sistema final en la plataforma que más se ajuste a tus sistemas.
porque la calidad es posible en nuestras empresas,
¡Hagámosla realidad!
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